Существует 3 основных причины неоправданных затрат средств и рабочего времени в организациях:
1. Дублирование функций (отдельными должностями и целыми отделами)
Примеры:
1.1. В ходе обследования одного предприятия выяснилось, что товароведы выписывают накладные, а затем сдают их на проверку в бухгалтерию. То есть, 2 отдела занимаются одной и той же работой.
1.2. Менеджеры отдела продаж консультируемой нами компании сами искали товар по запросу клиента, а не передавали заказ в отдел снабжения, считая, что они сами сделают это быстрее.
1.3. Производственный отдел одной из типографий занимался подготовкой заказов на производство, расчетом цен и даже отчасти продажами.
2. Совмещение квалифицированных и неквалифицированных работ
Пример:
2.1. В результате проведенного обследования мы установили, что более 50% высокооплачиваемого времени главного бухгалтера уходило на сдачу отчетов в налоговую, отсылку документов на почте, получение платежек в банке и другую работу, не требующую квалификации. Вместо квалифицированного помощника, которого главный бухгалтер просила принять на работу, приняли секретаря с гораздо меньшим окладом.
3. Совмещение управленческих, административных и исполнительских функций
Пример:
3.1. Менеджер по продажам строительной компании сам составлял план по звонкам/продажам, сам писал коммерческие предложения и отчеты, сам устанавливал критерии результативности.
В числе других причин непродуктивных расходов - нерегламентированные бизнес-процессы, недостаточная автоматизация и ряд других.
Сложные экономические обстоятельства заставляют руководство искать пути оптимизации работы фирмы и исключить неоправданные затраты средств и рабочего времени. Такие задачи, как правило, влекут за собой вопросы, связанные с упорядочиванием информационных потоков, созданием прозрачной системы управления.
К сожалению, изменения часто производятся бессистемно, что впоследствии лишь усиливает хаос в деятельности сотрудников и всей компании.
Применяя системные, а не интуитивные, методы оптимизации компания получает следующие выгоды:
1. Совершенствование системы управления
* Текущие задачи и работа компании в целом становятся более понятными как руководителю, так и сотрудникам.
* Повышается «прозрачность» деятельности сотрудников для руководителя, снижается его эмоциональная нагрузка
* При однозначном распределении функций и полномочий повышается ответственность и дисциплинированность персонала
* Повышается управляемость организации
* Обеспечивается экономия фонда заработной платы
2. Повышение эффективности деятельности всех отделов компании
* Сокращается время на выполнение как отдельных бизнес-процессов, так и всего производственного цикла предприятия в целом
* Повышается производительность труда и уровень отдачи от каждого сотрудника
* Появляются новые возможности контроля и повышения качества конечного продукта и промежуточных стадий производства
* Налаживаются информационные потоки, информация перестает теряться и задерживаться на промежуточных этапах
* Снижаются расходы времени на контроль и руководство - система сама регламентирует многие действия сотрудников, а при автоматизации еще и напоминает, что и когда должен сделать каждый из них.
Проблемы, описанные в приведенных выше примерах, кажутся очевидными, но они существовали в компаниях не один год!
Чтобы оценить систему, надо выйти за ее пределы.
Чтобы начать оптимизацию, необходимо провести диагностику, выявить, где происходят существенные потери эффективности в работе, сформировать мероприятия по их устранению и расставить приоритетность в их выполнении.
